Apprenez à gérer votre temps efficacement pour réussir dans votre carrière
"Mes choses préférées dans la vie ne coûtent pas d'argent. Il est vraiment clair que la ressource la plus précieuse que nous avons tous est le temps. "- Steve Jobs
À quand remonte la dernière fois que vous avez pensé à la gestion du temps ou à la priorisation? Ce n'est généralement pas quelque chose auquel les gens pensent activement; et pourtant c'est quelque chose que nous faisons tous les jours. Du moment où nous nous réveillons jusqu'au moment où nous nous couchons, nous prenons constamment des décisions et priorisons ce que nous allons faire ensuite. Dans un cadre professionnel, vous vous retrouverez constamment à hiérarchiser les tâches. Il y aura un flux d'e-mails entrants, d'invitations à des réunions, de fenêtres de discussion, de délais et d'éléments de liste de tâches, tous en concurrence pour votre temps et votre attention. Si vous pouvez hiérarchiser les choses et allouer votre temps correctement, tôt ou tard, vous vous retrouverez à gravir les échelons de l'entreprise. C’est souvent une compétence clé pour la direction.
Commencer
Souvent, le plus difficile est de faire le premier pas pour commencer. Il est facile de se laisser emporter par l’activité de la vie quotidienne et les cultures de travail chaotiques sans structure.
«Demain est souvent le jour le plus chargé de la semaine.» - Proverbe espagnol
Dans ce blog, plutôt que de simplement présenter trois techniques différentes de gestion du temps, vous verrez comment les mettre en œuvre et les combiner. Cela vous donnera un ensemble d'outils que vous pouvez utiliser immédiatement.
Faites une liste
La
première tâche pour vous organiser et perfectionner vos compétences en
gestion du temps est de connaître et de suivre toutes vos tâches en
suspens. Lorsque la liste est petite, il est facile de s'en souvenir sans l'écrire. Cependant,
lorsque vous ou votre équipe avez une grande liste de tâches, vous avez
besoin d'un moyen de les suivre sans rien oublier.
C'est pourquoi il est impératif de créer une liste de toutes les activités en attente et de simplement les noter. En effectuant cette tâche, vous vous assurez d'être au courant de toutes vos tâches et de leurs délais associés. Cela peut être un papier ou une liste numérique de tâches. Personnellement, j'ai plusieurs listes différentes. J'ai une liste personnelle, ou encore une liste pour mon travail. En règle générale, lorsqu'un certain nombre de personnes sont affectées ou suivent les progrès des tâches, il est logique d'utiliser une liste en ligne. Je recommande la mise en place d'une méthode Kanban dont tout le monde aura accès. Trello propose un logiciel Kanban numérique simple et puissant:
Kanban
vous permet aussi de définir différentes voies représentant l'état du
travail, et vous pouvez faire glisser vos éléments à travers, donnant à
chacun une vue en temps réel des progrès.
Matrice Eisenhower
Si vous avez effectué l'exercice précédent, vous connaissez maintenant tout l'univers des éléments que vous devez aborder. Nous appellerons cet univers (toutes les différentes listes ) votre carnet de travail.
Nous
pouvons maintenant travailler à partir de ce carner pour classer et
hiérarchiser de manière appropriée tous les éléments de travail. L'une des façons de procéder consiste à utiliser une matrice Eisenhower .
"Tu peux tout avoir mais pas tout à la fois. »- Oprah Winfrey
Pour chaque élément, vous devez parcourir et faire deux choix. Vous devez décider si elles sont urgentes et / ou si elles sont importantes. Si une tâche est:
- Importante et urgente, elle doit ensuite être placée dans le quadrant supérieur gauche.
- Importante mais pas urgente , quadrant supérieur droit
- Urgente mais pas importante, quadrant inférieur gauche.
- Pas importante et pas urgente, quadrant inférieur droit.
Priorisez vos tâches urgentes et importantes
La matrice Eisenhower permet de regrouper les tâches en termes de priorité et détermine les actions de haut niveau qui doivent leur être affectées . La tâche suivante consiste à traiter les éléments individuels dans chaque quadrant. Prenons, par exemple, le quadrant Urgent & Important. Chaque élément doit être traité rapidement. Comment déterminer lequel aborder? Tout d'abord, essayez de comprendre en quoi consiste chaque élément et déterminez le travail nécessaire pour terminer chaque élément. Cela devrait vous donner une idée du temps que prendra chaque tâche. Pour commencer, essayez de voir s'il y a des gains rapides. Cela doit être considéré au niveau de la tâche, mais aussi en ce qui concerne la répartition d'une tâche. Imaginez que vous ayez deux tâches. Une tâche prendrait probablement toute la journée et l'autre deux heures. Il est préférable de commencer par la tâche de deux heures pour la retirer et la livrer avant de passer à la tâche plus importante. La victoire rapide donne un bon élan et renforce la confiance.
Cependant,
vous devrez peut-être apporter une contribution extérieure à la grande
tâche nécessitant que vous envoyiez d'abord un e-mail ou passiez un
appel téléphonique. Ces
actions sont plus rapides que la tâche de deux heures plus petite, et
si elles sont effectuées à l'avance, quelqu'un d'autre travaillera pour
vous envoyer les informations dont vous avez besoin pendant que vous êtes sur une tâche différente. Cela
signifie également que vous serez prêt à commencer la tâche la plus
importante dès que vous aurez terminé l'autre, plutôt que de rester
assis à attendre des informations.
Le principe de Pareto
La dernière chose à couvrir est le principe de Pareto , et comment il peut être utilisé à votre avantage. Le principe de Pareto est connu sous de nombreux noms, tels que la règle des 80/20 ou la loi de quelques-uns . Ce principe stipule essentiellement que pour une situation donnée, 80% des effets proviennent de 20% des causes. Un exemple pourrait être quelque chose comme 20% des écrivains moyens produisent 80% du [bon] contenu. Connaissant ce principe, il est temps d'apprendre à l'appliquer. Examinons quelques cas d'utilisation.
Cas d'utilisation n ° 1: 20% du travail fournit 80% de la valeur
À
la suite de la matrice Eisenhower et des gains rapides, le principe de
Pareto conseille essentiellement que nous pourrions faire 1/5 du travail
et obtenir 4/5 de la valeur. Cela peut être soit en traitant uniquement un sous-ensemble de notre carnet de travail, soit en résolvant chaque élément partiellement. Peut-être que vous livrez le travail dans un état brouillon, plutôt que 100% terminé.
Cas d'utilisation n ° 2: 20% des causes profondes créent 80% des problèmes
Parfois, vous pouvez avoir certaines tâches qui semblent se répéter. Il
peut s'agir du type de problème que vous continuez à résoudre ou du
même groupe de clients à l'origine de la plupart des problèmes. Quoi qu'il en soit, cela vaut la peine d'identifier la tendance et de résoudre le problème une fois pour toutes. Pour identifier la cause première d'un problème, il convient de se demander pourquoi, cinq fois de suite. La réponse finale tend à être la cause première du problème. Après
avoir utilisé le principe de Pareto, vous pouvez alors identifier la
meilleure façon de procéder avec votre charge de travail pour tirer le
meilleur parti de votre journée, semaine, mois ou année!
J'espère que vous avez trouvé tout ou partie des éléments ci-dessus utiles. J'espère que vous mettrez ces conseils en pratique et qu'ils fonctionneront pour vous. N'oubliez pas de persévérer pendant un certain temps chaque fois que vous essayez une nouvelle technique. Il faut un peu de temps pour comprendre.
